ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE
Système d’archivage électronique de documents – SAE
Vos documents sortants sont stockés par XIPE sur une plateforme entièrement sécurisée, ce qui permet leur conservation à validité probatoire, leur consultation à distance avec requêtes multicritères, et leur restitution via impression ou téléchargement unitaire en local
PRINCIPE
- Transferts sécurisés de vos documents
- Versement sur la plateforme d’archivage électronique dans un espace dédié cloisonné des documents dématérialisés au format PDF avec leurs métadonnées associées
- Indexation selon vos besoins et votre politique de gestion documentaire : durée de conservation, typologie de document, niveau de confidentialité, etc.
- Calcul d’une empreinte de référence de chaque document archivé permettant d’assurer l’unicité du document.
- Conservation des archives dans des conditions permettant de garantir leur intégrité, pérennité et sécurité pendant toute leur durée de vie – conformément à la législation en vigueur
- Paramétrage des droits et gestion des accès aux archives, ouvertes de façon personnalisée à vos collaborateurs autorisés, comme à des utilisateurs externes : clients ou tiers mandatés (personnes physiques ou automates)
- Historisation des requêtes sur la plateforme d’archivage électronique
BÉNÉFICES DE LA SOLUTION
- Stockage à valeur ajoutée d’un ensemble hétérogène de documents indexés, avec une gestion fine des droits d’accès utilisateurs permettant leur conservation à valeur probatoire et leur exploitation opérationnelle
- Titulaire de la marque NF461, XIPE | répond aux exigences de la norme française NF Z42-013 et à son équivalence internationale ISO 14641-1 de 2102.
AVANTAGES XIPE
CONFIDENTIALITÉ : Restriction de l’accès aux documents archivés aux seuls profils concernés selon autorisations préalablement définies
INTÉGRITÉ : Conservation fidèle des archives sans aucune modification ni altération
PÉRENNITÉ: Lisibilité permanente des archives dans la durée, quelles que soient les évolutions de supports ou format de stockage
AUTHENTICITÉ : Démonstration possible du caractère original des documents stockés
SÉCURITÉ : Protection des données archivés anti-intrusion et anti-perte, de nature malveillante comme accidentelle
TRAÇABILITÉ : Historisation de l’ensemble des interventions effectuées pour chaque document > connexions, consultations, modifications, etc.
CERTIFICATION ÉLECTRONIQUE UNITAIRE OU EN LOT
La certification électronique permet de garantir l’origine et le contenu de documents. Réalisée à l’aide d’un certificat électronique valide entre 1 et 3 ans, elle peut être utilisée pour un document unitaire ou pour un lot de documents.
Avantages avec XIPE
- Génération de preuves
- Horodatage de la certification
- Cachet serveur reconnu nativement par Adobe
- Certification automatisée, unitaire ou en lot
ACCESSIBILITÉ DIRECTE DANS VOTRE INTERFACE
Accès direct à partir de vos applications ou interfaces existantes aux documents contenus dans le SAE XIPE ARCHIVE
En toute transparence, vos utilisateurs disposent des critères de recherche de documents identiques à ceux proposés sur le SAE.
Avantages avec XIPE
- Facilité et simplicité de l’accès aux documents
- Renforcement de la qualité de la relation client
- Rapidité de mise à disposition de l’information
GESTION DU CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS HÉBERGÉS
La durée de conservation, donc d’hébergement dans XIPE ARCHIVE varie selon les contraintes réglementaires liées au type de document et selon vos attentes fonctionnelles
Avantages avec XIPE
- Hébergement des documents à la carte
- Hébergement limité au seuls documents utiles
- Optimisation des coûts d’hébergement
REPRISE D’UN SYSTÈME D’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE EXISTANT
XIPE est en mesure de procéder à la reprise des images d’un SAE existant pour intégration dans XIPE ARCHIVE
Avantages avec XIPE
- Bénéficier d’une continuité de prestation permettant d’assurer la pérennité et l’intégrité des données hébergées
- Disposer de l’ensemble de vos images d’archives sur un seul et même SAE